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Prolink成功協助台灣雅瑪多系統資料導入到日本集團的SAP系統2013-11-19

專案背景:此專案為日本雅瑪多與日本富士通簽立的導入SAP財務系統合約,我們的總帳系統轉出到SAP則是此專案的一部分,故整個大專案主導為日本富士通。日本富士通負責導入雅瑪多全球的SAP系統,我們則負責協助台灣雅瑪多資料導入到日本集團的SAP系統。
這次這個專案的整個團隊包含多種族、多語言的組合,富士通顧問團隊為印度人、主導總PM日本富士通日本人,執行台灣導入工作為大陸富士通PM,可說是族群大融合,也因為這樣,我們彼此合作,也看到以及吸收到對方的優點,也希望這些優點日後對我們再做其他專案時,是有所幫助的。
此專案實際執行期間為2月,4月19日已上線,5月驗收。專案之所以可以順利上線,除了人員的努力外,也看到了我們可以學習的地方,簡單說明如下:
1. 完整的專案執行前評估:在專案將開始前,其實經過了約兩個月時間討論及評估SAP資料來源應該是AR/AP、還是總帳傳票,這中間不僅僅討論系統完整度問題,也與操作方討論日常工作內容的切換點。大家透過會議討論每日工作項目、異常的帳務做法、當地的特殊需求、以及操作方的使用流程,來評估多種不同做法的可行性,以找出最適合的方法與流程,並透過專業的分析與溝通。雖然這段時間花了很多人力,但也是奠定未來專案成功的基礎,因為一開始若方向不對,一定影響後面上線,寧可事前多花點時間評估,不要事後才發現流程不合而重新修改流程,這也是我們在這過程中,發現日本人做事的細心度,他們要做的事,一定要事先非常清楚所有狀況後才肯開始啟動,其實也是專案成功關鍵因素,大大降低了失敗的風險。
2. 專業的專案工作項目:專案啟動後,整個專案的工作?目與時程,都規畫得很完整,從前端規格討論一直到上線、驗收,都清楚標明關鍵性的活動,那些活動沒完成會影響到下一活動,在時程表上清楚可見,專案團隊對整個時程事都非常清楚了解。
3. 完整的上線前測試工作:針對上線,一定是完全準備好,才會上線,絕不接受邊上線邊修改的情形。要確保上線成功,所以前段的測試工作、資料移轉工作是很重要不可馬虎的。光是測試工作就包含ST(系統測試)、UT(單元測試)、IT(整合測試)、OT(操作測試),確保程式品質與業務流程符合;資料移轉部分就安排了三次的彩排移轉測試,至第四次才導入正式區,在整個專案對上線是抱持沒回頭決心,大家一致的目標,即使需要工作到半夜,也是為了想?完成階段性工作,不要影響到上線時程。
4. 團隊的包容性與責任感:在整個團隊其實總主導是日本富士通,但它們對我們的工作內容都虛心的了解與詢問,因為他們把我們當作是他們團隊來看,他們不會因為我們只是台灣雅瑪多的供應商,就劃清界線,反而是把我們當作團隊一員,他們也認定如果博連有何延遲或程式問題,其實都是整個專案團隊的問題,所以他們是用協助及負責的態度與我們溝通及一起完成專案,過程中若有任何問題,他們也都盡可能的協助我們,與我們一?解決,這也就應對到了專案管理中,若有別人的問題影響到專案進行,最後不能成功?其實也是專案經理要承擔的,故專案管理其實也是一門大學問。
5. 顧問服務取代產品服務:整個專案的價值,最大的還是顧問服務,SAP可以在國際上昂貴的賣價,還有人使用,除了本來就有良好的技術團隊與穩定品質外,最重要的是讓客戶感受到他們的顧問服務,他們不僅僅是賣 SAP及教用SAP,他們也深入去了解客戶內部流程,細項到他們每一個業務模式都分解許多細部流程與做法,一個一個討論,勢必與客戶間達成最大的共識。