e化成功案例
全球化市場及兩岸三通經濟開放,刺激商務行為發展,提升物流商機,瑞柯集團相信專業服務還不夠需結合物流資訊e化,並於2010年導入「物流承攬系統;船務代理系統」在二百多個日子以來,瑞柯全體同仁努力結合博連多年物流產業know-how,專案過程中就有二十場以上誇國誇部門會議,專案初期User很擔心自已目前的工作會被系統取代且年邁作業人?對軟体操作又有恐懼感,經過溝通再溝通,最後証明e化結果是將每日事務簡化同時創造出辛福的工作環境,公司整体效益是加速物流配送時間與物流成本降低,促使運籌管理效率提升,創造產業另外一個新的競爭能力。
軟體使用相關的經營管理心得
2010年台灣與中國簽定ECFA及全球中國化熱潮,同時因應未來台灣在亞洲及全球的物流位置,希望台灣會是營運中心,故希望可以成為中國大陸進出的轉運中心,甚至為亞太轉運中心,如今物流業者面對的竸爭者已是全世界,速度決定一切,如今企業自已依據?度規畫表慢慢步局中國,相信很快就會被大環境邊緣化,所以台灣許多物流業者已進行聯盟,資源共享,共創多贏新世維,博連全球運籌平台,整合聯盟廠商各自的空海運進出口EDI、通關系統、空海運承攬業整合系統、國際快遞作業系統、國際物流整合系統、物流倉管、配送及帳務系統、訂單管理系統、貨物追蹤系統等,如今聯盟成員透過此系統平台來管理自已負責物流服務項目,所有資訊自動化,流程標準化及系統還提供多元化策略分析報表作為每個營運階段的方向。
軟體技術應用
Shipping Management
目前台灣中小企業或多或少皆已資訊化並建置ERP系統或相關類似管理系統。截至目前為止大部分的企業在其處理進出口業務時,皆因無銜接進出口物流業務之系統,致其與物流業者之報關處理流程,仍以電子郵件或檔案傳輸方式傳送ERP所轉出的Invoice 與 Packing List 的Excel File ,或以人工作業方式傳真傳送上述表報資料。這樣的處理流程不僅無效率可言,在資料的正確性及往返確認上,均是一大困擾與挑戰。
資訊化程度較高的公司也嘗試是透過自行建立進出口商務運籌管理平台來管理運籌作業,但是所需要環合的承攬報關業者大部分資訊能力並不高,也因此在配合上及效果上往往未能如業主所期望的,因此運籌業務e化不能只考慮自己公司,需考慮承攬業的e化配合能力,否則只是事倍功半!,透過博連Shipping Management即時資訊交換與人工智慧邏輯管理系統將國內供應商(shipper);報關行(broker);承攬業者(Forwarder);卡車(Tracker); 快遞 (Express) 資訊整合達到單一窗口, 達到快速通關。
A. Cargo Tracking
現今扮演供應鏈運籌的四大快遞公司或是運輸業者基本上在服務客戶時都已經有提供貨況追蹤服務,但是基本上貨主所面對的物流業者往往也不只一家,每一家的物流業者所提供的系統介面又不一樣,因此使用者必須面對不同的操作介面及記住不同系統的使用者帳號跟密碼,當貨主必須經常面對不同的客戶的詢問貨況時,往往先要考慮必須連到哪一家公司的系統及必須要使用那一組帳號及密碼;其效率有待商確。博連Cargo Tracking整合所有服務貨主的業者的貨況資料系統,提供給客戶人性化操作介面自己來查詢,同時將相關資料自動轉給客戶,相對的如今貨主就可以不必到處打電話或是上系統了解貨況了;如此有效率的解決客戶的貨況查詢需求,客戶滿意度自然就提高。
B. Document Tracking
在運籌商務的作業過程中,相關運籌數據資料必須由公司內部所使用的ERP系統取得,目前許多公司都是要求資訊單位協助將所需的資料由ERP系統轉檔至個人電腦的Excel File或是其它格式,然後負責進出口業務或是銷售業務單位再將資料以剪貼或是套表的方式製作出所需要的商務文件;也往往常有屬性相同的資料要交付給不同單位或是不同的客戶,因此會花費不少時間在套表報表作業上,同時也容易出錯;另外資料是否同步的問題也困擾著負責商務作業的人,如進出口業務的人通常只管自己的報關資料,銷售業務單位只管自己的Invoice資料,裝箱人員就只管自己的Packing List 資料;也就時常發生資料無法相對應而要花費更多的時間來解決問題,甚至影響出口作業的時效。
此外運籌作業中所需要的相關文件,相關業務單位是否有遺漏,當面對大量的出口資料要處理時,在資料的正確及一致上就難免會出問題;許多貨主在出口作業中常常有發生貨已經上車要出公司,報關文件資料還在改。博連系統已成功針對國內大廠EPR(SAP;ORACLE)系統整合,同時依據海關規定EDI標準格式已於國內物統供應商70%軟体系統整墦,完全取代過去透過FAX;E-MAIL將INVOICE & PACKING/HAWB NO/HBL/MAWB文件傳遞,依過去一筆出貨由貨主至海關需使用A4紙張15張以上,當中物流供應商(Broker/Forwarder/Truck)內部流程也需透過報表紙張大量傳遞訊息,保守估計10萬筆出貨交易,光一年將省少超過150萬張紙張浪費,系統提供簡化作業,避免錯誤的發生造成出貨的延誤。
e-Quotation&e-Billing
因應達到財務透明化與現金流量控制,如今財務請款作業時間冗長,由物流業者依據當月運輸明細經由會計人員計算後再進行對賬單請款,當貨主接到請款單時仍然需再經由業務與shipping 單位再次核對,且每家請款單格式又不同,導入平台後根據每次出貨資料帶出符合此票出貨的報價單號碼,並且由報價單自動帶出收費明細,故對物流業者與業者而言,只要確認資料正確性即可,核對正確後透過B2B 自動匯入各家ERP財務系統。